Süreçlerin yapılarında, yönetiminde ve/veya iş yapış biçimlerinde köklü değişiklikleri gerektiren değişimlerin planlanmasında TL-0002 Süreç Değişiklik Yönetimi Talimatı basamakları uygulanmaktadır.
Süreç değişikliğinin planlamasında FR-0149 Süreç Değişiklik Talep ve Takip Formu kullanılmaktadır. Bu formda ilgili değişiklik tanımı, değişikliğin amacı, olabilecek pozitif ve negatif etkileri, sorumlusu, ihtiyaç duyulan kaynaklar, planlanan değişiklik tarihi ve değişiklik adımları tanımlanır. FR-0149 nolu form değişikliğin gerçekleşeceği Sürecin Kalite Sorumlusu tarafından doldurularak Sürecin Onay Sorumlusunun bilgisi dahilinde olacak şekilde Koordinatörlüğümüze e-posta ile iletilmelidir. Söz konusu form Kalite Uzmanı tarafından incelenerek planlanan değişiklik basamakları, sorumlu ve terminler uygunluk açısından değerlendirilmekte ve gerektiğinde Süreç Kalite Sorumlusuna iade edilerek düzeltme talep edilebilmektedir. Uygun bulunan FR-0149 nolu form Kalite Koordinatörü ve/veya Yönetim Temsilcisinin onayına sunulmaktadır. Onay/Red kararı talep sahibi Sürecin Kalite Sorumlusuna e-posta ile bildirilmektedir.
Onaylanan süreç değişikliği Kalite Uzmanı tarafından Değişiklik Takip Veri Tabanına (FR-0143) işlenmektedir. Değişiklik adımlarının tamamlanma durumlarının takibi talep sahibi Sürecin Kalite Sorumlusu ve Koordinatörlüğümüz Kalite Uzmanları tarafından yapılmaktadır. Süreç Değişiklikleri planlaması/takibi ilgili Süreç sorumluları tarafından Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) toplantılarında gündem maddesi olarak görüşülmekte ve karara bağlanmaktadır.
Süreç değişikliklerinin takibinin yapıldığı Değişiklik Takip Veri Tabanına (FR-0143) aşağıdaki linkten ulaşılmaktadır. Link GTÜ içindeki paydaşlarımızın erişimine açık olarak tasarlanmıştır ve veri tabanı @gtu.edu.tr uzantılı e-posta adresi ile görüntülenebilmektedir. Veri tabanının düzenleme yetkisi sadece Koordinatörlüğümüz için tanımlanmıştır.
|