Hizmetler


Genel Sekreter

Yetki : Genel Sekreter, üniversite idari teşkilatının başıdır.
Sorumluluklar : Üniversite İdari Teşkilatının çalışmalarından Rektöre karşı sorumludur.

GÖREV TANIMI

Genel Sekreter

1- Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak.
2- Üniversite idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında rektöre öneride bulunmak.
3- Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda oya katılmaksızın raportörlük görevi yapmak.


10.05.2005 tarih ve 2005/13-6 nolu Üniversite Yönetim Kurulu Kararı ile Genel Sekreterliğe bağlı olarak kurulan Yazı İşleri Müdürlüğü ile;

4- Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurullarında alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak. Bu kararları Üniversiteye bağlı birimlere iletmek.
5- Rektörlüğün ve Genel Sekreterliğin yazışmalarını yürütmek.
6- Kurumun evrak akış işlemlerini düzenlemek. Kuruma dışardan gelen evrakların ilk kaydını yapmak, Genel Sekreter ve Rektörlük Makamınca ilgili birimlere havalesini sağlamak, Evrakın ilgili birimlere zimmetle teslimini yerine getirmek. Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) kullanılmasında birimlere rehberlik yapmak.
Üniversite Birimlerinin resmi posta gönderilerini teslim almak, listelemek, fiyatlandırmak, postalamak, Üniversitemiz Rektörlüğüne gelen resmi postaları postaneden almak, gereğini yerine getirmek.
7- Genel Sekreterlik ve bağlı birimlerin (Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Afet ve Acil Durum Yönetimi Birimi) taşınır işlemlerini yürütmek.
8- Üniversitenin idari birimleri için Disiplin Soruşturmalarının yazışmalarını yapmak. Disiplin Soruşturması Defterini tutmak. Genel Sekreterin talimatı ile Rektörlüğün Disiplin Soruşturmalarının yazışmalarını yapmak.
9- Disiplin Kurulu kararlarını yazmak, işlemlerini tamamlamak.
10- Genel Sekreterlik Harcama Birimi'ne ait stratejik plan, yıllık birim faaliyet raporu, kamu yatırımları izleme ve değerlendirme raporu, kurumsal mali durum ve beklentiler raporu ile perfomans programını hazırlamak ve GTU Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’na göndermek. Üniversite Faaliyet Raporu için istenilen bilgileri Rektörlük Makamına vermek.
11- Genel Sekreterlik Biriminde görevli personelin izinlerini takip etmek, hastalık onaylarını çıkarmak, Personel Daire Başkanlığı'na ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı'na bildirimlerini yapmak.Personelin kadrosunun bulunduğu birimlere ve Personel Daire Başkanlığı'na bildirimlerini yapmak.
12- Genel Sekreterlik biriminin arşiv malzemelerini yıllar itibariyle düzenlemek, yıl sonu itibariyle arşive devretmek.


Bünyesinde Bilgi Edinme birimini bulunduran Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile;


13- Basın ve Halkla İlişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak.
14- Rektörlüğün protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek.
15- Bilgi edinme faaliyetlerini yürütmek.


Özel Kalem Müdürlüğü ile;

16- Rektör ve Rektör Yardımcılarının randevu ve görüşmeleri ile resmi ve özel yazışmalarını yürütmek, havale ve imza dosyalarını kontrol etmek.
17- Rektör ve Rektör Yardımcılarının her türlü protokol, ziyaret ve tören işlerinde Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne destek vermek.
18- Biriminde görevli personelin izinlerini takip etmek, hastalık onaylarını çıkarmak, Personel Daire Başkanlığı'na ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı'na bildirimlerini yapmak.
19- Rektörlük Özel Kalem Harcama Biriminin taşınır işlemlerini ve raporlamalarını yerine getirmek.
20- Özel Kalem Harcama Birimi stratejik planı, yıllık birim faaliyet raporu, kamu yatırımları izleme ve değerlendirme raporu, kurumsal mali durum ve beklentiler raporu ile perfomans programının hazırlanması ve GTE Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’na gönderilmesi işlerini yapmak.

- 09.12.2009 tarih ve 2009/47-03 nolu Üniversite Yönetim Kurulu Kararı ile Genel Sekreterliğe bağlı olarak kurulan Afet ve Acil Durum Yönetimi Birimi ile;

21- Kurumun sivil savunma ve seferberlik hizmetlerini planlama ve yürütme görevini yerine getirmek.
22- Rektör tarafından verilecek benzeri görevleri yapmak.
23- 5018 Kamu Mali Yönetimi Kontrol Kanunu gereği Rektörlük Özel Kalem ve Genel Sekreterlik Harcama kalemlerinin Harcama Yetkilisi görevlerini yürütmek.