Birimler, görev ve sorumlulukları kapsamındaki işlerin yapılışında referans dokümanlara ve kalite yönetim sistemine uyum için genel çerçeveyi oluşturmak üzere dikkat edilmesi gereken konulara yönelik basamakları sistem talimatı olarak düzenleyerek Entegre Yönetim Sistemine (EYS) uygun format ile (FR-0141 Talimat Formu) hazırlamakta ve Koordinatörlüğümüze göndererek webde tüm paydaşlara açık şekilde yayımlanmasını sağlamaktadır.

Birim Kalite Sorumlusu, Biriminin sistem talimatlarının tümünü oluşturmak ve amir onayı sonrasında ilgili talep formu ile (FR-0051 Doküman/Kayıt Talep Formu) birlikte kayıt için Koordinatörlüğümüze iletmekle yükümlüdür. Birim sistem talimatları periyodik olarak Birim Kalite Sorumlusu tarafından kontrol edilmeli ve varsa güncellemeler ilgili talep formu ile (FR-0047 Doküman Değişiklik Talep ve Onay Formu) Koordinatörlüğümüze iletilmelidir. Birimin söz konusu sistem talimatını yürürlükten kaldırmak istemesi halinde amir onayı sonrasında Birim Kalite Sorumlusu tarafından FR-0444 Doküman Yürürlükten Kaldırma Formu ile talep Koordinatörlüğümüze iletilmelidir.

Birimin sistem talimatlarını oluştururken yararlandığı referans dokümanların içeriğindeki değişikliklerin yol açtığı güncellemeler ve gelişmeler sonucu gerek duyulan yeni sistem talimatları ivedilikle Koordinatörlüğümüze iletilmelidir. İlgili talep formları ve yayımlanmaya hazır durumdaki iş sağlığı ve güvenliği talimatını içerir dokümanların dijital olarak kalite@gtu.edu.tr adresine e-posta ile iletilmesi yeterlidir.